Comment organiser votre premier tour avec VoiceGuide AirLink : guide pas à pas

Vous avez décidé d'essayer VoiceGuide AirLink pour votre prochain tour et vous voulez savoir exactement quoi faire, étape par étape ? Ce guide couvre tout : du choix de la bonne licence au démarrage du tour, jusqu'à la marche à suivre si un participant perd la connexion. Si vous voulez d'abord comprendre pourquoi c'est plus avantageux que les systèmes de radioguidage traditionnels, retrouvez la comparaison complète dans cet article.

Avant de partir : choisissez la bonne licence

VoiceGuide AirLink fonctionne par licences : chaque licence active une session de tour pour un nombre défini de participants et une durée fixée (par exemple 10 invités pendant 4 heures). Les licences ne sont pas nominatives, elles peuvent donc être utilisées en équipe ou transmises d'un professionnel à l'autre.

Quelques critères pratiques pour choisir :

• Comptez les participants avec une marge : si votre groupe compte habituellement 18-20 personnes, mieux vaut une licence à 25 plutôt qu'à 15, pour ne pas risquer de manquer de places au dernier moment.
• Usage occasionnel vs. régulier : pour un tour unique ou un essai, une licence unique suffit. Si vous travaillez régulièrement avec des groupes, les forfaits (Tour Operator, 5 Tours) sont plus avantageux car ils incluent plusieurs licences à de meilleures conditions.
• Groupes nombreux : pour les événements, les écoles ou les très grands groupes, il existe des licences jusqu'à 100 participants.

Si vous n'avez pas encore testé l'application, le moyen le plus simple de démarrer est l'essai gratuit : vous pouvez voir comment cela fonctionne sur un vrai tour avant d'acheter.

Équipement recommandé

Rien de compliqué, mais deux petits choix améliorent nettement la qualité de l'écoute :

• Pour le guide : un petit microphone (même bon marché, serre-tête ou cravate) plutôt que le seul micro du smartphone, pour une voix plus claire et stable pendant tout le tour.
• Pour les invités : de simples écouteurs ou un casque personnel suffisent, ceux qu'ils utilisent déjà habituellement avec leur téléphone.

Comment démarrer le tour (côté guide)

1. Ouvrez l'application et sélectionnez Guide sur l'écran d'accueil.
2. Entrez le code de votre licence (essai ou achetée).
3. Sur le Panneau Guide, vous voyez la licence active et le nombre maximum d'invités autorisé. Appuyez sur Démarrer un nouveau tour.
4. Récupérez le PIN à partager avec le groupe.
5. Appuyez sur En direct : le statut passe à EN DIRECT et votre voix est transmise en temps réel.

Un conseil : communiquez le PIN au groupe avant même de commencer à parler — à voix haute, sur un panneau bien visible, ou par WhatsApp/e-mail à l'avance si le groupe est organisé (une classe scolaire ou un groupe d'entreprise, par exemple). Laissez quelques secondes à tout le monde pour se connecter avant de démarrer la visite.

Comment les invités se connectent

Chaque invité, depuis son propre smartphone :

1. Accède à son espace dédié et saisit le PIN reçu.
2. Appuie sur Rejoindre le tour.
3. Sur l'écran Tour Invité, appuie sur Écouter pour commencer à entendre le guide en temps réel.

Aucune inscription requise, aucune application à configurer : la connexion se fait en quelques secondes.

Pendant le tour

Quelques situations pratiques qui peuvent survenir, et comment les gérer :

• Une pause (fin d'explication, temps libre, déjeuner) : appuyez sur Pause depuis le panneau guide. Les invités peuvent faire de même individuellement s'ils veulent s'interrompre un instant.
• Un invité sans connexion de données : le guide peut partager sa propre connexion en point d'accès pour ce participant.
• Coupure momentanée de connexion (guide ou invité) : l'application se reconnecte automatiquement dès que le signal revient, sans rien avoir à relancer.
• Un invité veut partir plus tôt : il appuie sur Quitter le tour — seul lui se déconnecte, le tour continue normalement pour les autres.
• Photos et messages pendant la visite : l'application continue de fonctionner en arrière-plan, guide et invités peuvent donc utiliser librement leur téléphone pour autre chose sans interrompre l'écoute.

Comment terminer le tour

À la fin de la visite, depuis le Panneau Guide, faites glisser Glisser pour terminer le tour. C'est un geste de confirmation volontaire (pas un simple tap) car il déconnecte immédiatement tous les invités connectés — une dernière protection contre les fermetures accidentelles.

Erreurs à éviter lors de votre premier tour

• Ne pas tester le PIN à l'avance : essayez de démarrer un tour et de vous connecter avec un second téléphone (ou demandez à un collègue de le faire) avant le jour J, pour savoir exactement à quoi vous attendre.
• Sous-estimer la batterie : le guide comme les invités utiliseront leur téléphone pendant toute la durée du tour ; partez avec une batterie chargée, surtout pour les tours longs.
• Ne pas expliquer la connexion au groupe : quelques mots en plus au début ("ouvrez l'application, entrez ce PIN, appuyez sur Écouter") évitent que quelqu'un reste à la traîne ou rate les premières minutes.
• Choisir une licence trop juste : mieux vaut avoir un peu de marge que de découvrir en plein tour qu'un invité de plus ne peut pas se connecter.

Prêt à partir

Avec la bonne licence, un microphone et un PIN, la mise en place d'un tour avec VoiceGuide AirLink ne prend que quelques minutes — bien moins que le temps nécessaire pour distribuer et récupérer des radioguides traditionnels.