Vous avez oublié les audiophones ? Comment sauver la visite en 10 minutes

Samedi matin, 9 h 40. Le groupe est déjà au point de rendez-vous, vingt-cinq personnes qui vous regardent en attendant. Et les audiophones ne sont pas là : le loueur a fermé plus tôt, la valise est restée au bureau, le collègue qui devait les apporter est coincé dans les embouteillages. Cela arrive aussi aux guides les plus organisés.

Ce guide est le plan d'urgence pour ce moment-là : comment lancer quand même la visite, en une dizaine de minutes, avec les smartphones que vos participants ont déjà en poche. Rien à louer, rien à récupérer ni à rendre.

D'abord : respirez et regardez les alternatives

Avant de changer d'outil, un petit contrôle s'impose. Parfois, la solution la plus simple est à portée de main :

• Un collègue ou une agence voisine a-t-il un kit d'audiophones libre à vous apporter en quelques minutes ?
• Le groupe est petit (8 à 10 personnes) et le parcours calme ? Avec un groupe serré et peu d'arrêts bruyants, la voix suffit parfois.
• Y a-t-il du réseau ? C'est la question décisive : une application audio sur smartphone a besoin d'une petite connexion de données, pour vous comme pour les participants. Si la visite se déroule sous terre, dans des catacombes ou dans une zone sans couverture, les audiophones restent le bon choix.

Si aucune de ces pistes ne fonctionne et que le lieu a du réseau, passez au plan ci-dessous.

Le plan en 10 minutes

Minutes 0 à 2 : obtenez une licence

Il vous faut un code de licence pour lancer la visite. Deux possibilités :

• Première fois ? Inscrivez-vous sur le site avec votre e-mail : vous confirmez avec un code à 6 chiffres et recevez tout de suite 3 licences gratuites de 5, 25 et 35 participants.
• Vous voulez la taille exacte ? Achetez une licence à l'unité pour le nombre de participants du groupe, dès 3,99 €. Le code arrive par e-mail en quelques secondes.

Choisissez la taille selon le groupe réel, avec un peu de marge : une licence de 25 accepte au maximum 25 participants connectés.

Minutes 2 à 4 : lancez la visite depuis votre téléphone

1. Téléchargez l'application VoiceGuide AirLink sur l'App Store ou Google Play.
2. Ouvrez l'application, choisissez Guide et touchez Activer la Licence : saisissez le code.
3. Dans le Tableau de Bord Guide, touchez Démarrer une Nouvelle Visite.

L'application crée un PIN pour votre visite (par exemple 20VTLU) et affiche combien de participants sont connectés. La visite dure jusqu'à 4 heures à partir de l'activation du code.

Minutes 4 à 8 : faites entrer le groupe

C'est l'étape la plus longue, car chaque participant doit télécharger l'application. Deux astuces la raccourcissent beaucoup :

• Envoyez un seul message au groupe WhatsApp de la visite (ou aux contacts individuels, si vous les avez), avec le lien et le PIN. Vous trouverez un texte prêt ci-dessous.
• Dites-le aussi à voix haute, une seule fois et clairement : « Téléchargez l'application VoiceGuide AirLink, choisissez Invité et saisissez le PIN 20VTLU ». Répétez le PIN lentement, lettre par lettre.

Chaque participant ouvre l'application, choisit Invité, saisit le PIN, touche Rejoindre la Visite puis Écouter. Aucune inscription, aucun paiement pour eux.

Pendant que le groupe se connecte, vous voyez le compteur de participants monter sur votre téléphone. C'est le moyen le plus rapide de voir qui manque encore.

Minutes 8 à 10 : test du son et départ

1. Touchez Passer en Direct.
2. Parlez normalement et demandez à deux ou trois participants, de préférence les plus éloignés, de lever la main s'ils vous entendent.
3. Vérifiez que le nombre de participants connectés correspond au groupe.

C'est fait. À partir de là, la visite fonctionne comme avec les audiophones : vous parlez, le groupe écoute dans ses propres écouteurs. Ceux qui s'arrêtent pour une photo ou restent quelques mètres en arrière vous entendent toujours, car l'audio passe par internet et n'a pas de limite de distance. Et l'écoute continue même écran éteint ou quand le participant ouvre l'appareil photo.

Le message prêt à envoyer au groupe

Copiez, collez, changez seulement le PIN :

Bonjour à tous ! Aujourd'hui, nous utiliserons vos smartphones à la place des audiophones. 1) Téléchargez l'application gratuite VoiceGuide AirLink (App Store ou Google Play). 2) Ouvrez-la et choisissez « Invité ». 3) Saisissez le PIN 20VTLU et touchez « Écouter ». Apportez vos écouteurs, même Bluetooth. À tout à l'heure !

Si vous savez à l'avance que vous utiliserez l'application, envoyez le message la veille : ceux qui la téléchargent chez eux en Wi-Fi n'auront plus qu'à saisir le PIN au point de rendez-vous.

Les petits imprévus et comment les gérer

• Un participant n'a pas d'écouteurs. Il peut écouter avec le haut-parleur du téléphone, tenu près de l'oreille à faible volume, ou acheter une paire d'écouteurs bon marché dans une boutique voisine. Mieux vaut l'indiquer dans le message : « apportez vos écouteurs ».
• Un participant n'a pas de smartphone. Il peut rester près de vous, ou partager l'écoute avec un compagnon de voyage.
• Le téléphone d'un participant est presque déchargé. Écouter en direct consomme à peu près autant de batterie qu'un appel : partir presque à plat, c'est risquer de perdre le son en cours de visite. Une batterie externe dans le sac du guide ne fait jamais de mal.
• Un participant quitte l'application par erreur. Il lui suffit de la rouvrir et de saisir à nouveau le PIN.
• Participants étrangers. L'application existe en cinq langues (français, anglais, italien, espagnol et allemand) et s'adapte à la langue du téléphone.
• Participants âgés ou peu à l'aise avec la technologie. Prévoyez quelques minutes de plus et demandez de l'aide aux plus jeunes du groupe : en général, ils le font volontiers.

La prochaine fois : un code de réserve en poche

La meilleure façon de ne plus jamais vous retrouver dans cette situation est de garder toujours un code de réserve. Les codes VoiceGuide AirLink n'expirent pas tant que vous ne les activez pas : vous pouvez en acheter un aujourd'hui et le garder dans les notes de votre téléphone pour le jour où il servira. Et les licences ne sont pas nominatives : si vous travaillez en équipe, n'importe quel guide peut utiliser le code de réserve.

Les audiophones restent un excellent outil, surtout dans les lieux sans couverture ou pour ceux qui s'en servent tous les jours. Le smartphone ne doit pas forcément les remplacer : c'est le plan B qui sauve votre journée quand ils ne sont pas là.

Si c'est la première fois que vous utilisez l'application, vous trouverez tous les détails dans ce guide pas à pas pour votre première visite. Pour comparer tranquillement audiophones et application, voici le comparatif complet.