Reiseveranstalter mit mehreren Guides: Lizenzen und Teams mit VoiceGuide AirLink verwalten

Wenn du allein arbeitest, ist VoiceGuide AirLink ganz einfach: Lizenz kaufen, in der App eingeben, PIN teilen. Bist du aber Reiseveranstalter, Agentur oder Genossenschaft mit mehreren Guides, die gleichzeitig unterwegs sind — vielleicht in verschiedenen Städten, mit unterschiedlich großen Gruppen —, dann lautet die Frage anders: Wie organisiere ich die Lizenzen für das ganze Team, ohne Verschwendung und ohne Überraschungen am Tourtag?

Genau dafür ist dieser Leitfaden gedacht. Wenn du gerade deine allererste Tour vorbereitest, starte mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung; wenn du verstehen willst, warum immer mehr Anbieter klassische Funkführungssysteme hinter sich lassen, findest du den vollständigen Vergleich in diesem Artikel.

Der Vorteil von Anfang an: keine Koffer, die herumgereicht werden

Mit Funkführungssystemen bedeutet die Verwaltung mehrerer Guides die Verwaltung mehrerer Ausrüstungskoffer: Wer hat heute das Set, wer bringt es heute Abend zurück, wie viele Akkus sind geladen, wie viele Empfänger fehlen seit der letzten Gruppe. Diese physische Logistik wächst mit jedem Guide.

Mit einer Smartphone-App fällt dieser Teil komplett weg: Vom Büro zum Guide wandert kein Koffer mehr, sondern ein Code. Den kannst du am Vorabend per E-Mail oder WhatsApp verschicken, auch an einen Guide in einer anderen Stadt. Die Organisationsarbeit reduziert sich auf etwas viel Leichteres: zu entscheiden, welcher Code an wen geht.

Wie Lizenzen im Team funktionieren

Bevor du dein Team organisierst, solltest du die vier Grundregeln kennen:

• Lizenzen sind nicht personengebunden. Der Code ist weder an eine Person noch an ein Konto gebunden: Jeder Guide im Team kann ihn nutzen. Keine Registrierung, weder in der App noch auf der Website.
• Eine Lizenz = eine Tour. Jeder Code schaltet eine einzige Tour-Sitzung frei. Die Vormittags- und die Nachmittagsgruppe brauchen zwei Lizenzen, auch wenn es derselbe Guide ist.
• Codes verfallen nicht, die Laufzeit beginnt mit der Aktivierung. Ein unbenutzter Code bleibt unbegrenzt gültig: Ein heute gekauftes Paket kann auch noch Monate später genutzt werden. Einmal aktiviert, gilt er für eine Tour von bis zu 4 Stunden, und der Countdown beginnt in dem Moment, in dem der Code in der App eingegeben wird.
• Die Kapazität ist eine feste Grenze. Eine 25er-Lizenz lässt höchstens 25 verbundene Gäste zu: Der 26. kommt nicht hinein. Wähle die Größe nach der tatsächlichen Gruppe, mit etwas Spielraum.

Fast die gesamte folgende Methode ergibt sich aus diesen vier Regeln.

Das richtige Paket für deinen Kalender

Wer regelmäßig arbeitet, zahlt mit Paketen pro Tour weniger als mit Einzellizenzen. Hier der Vergleich zu den aktuellen Preisen:

Ein paar Orientierungshilfen:

• „Standard“-Gruppen bis 25 Personen, viele Touren im Monat: Das Tour-Operator-Paket ist der natürliche Ausgangspunkt. 10 Lizenzen decken zum Beispiel zwei Wochen Arbeit eines Teams mit einer Tour pro Tag ab.
• Größere, aber wiederkehrende Gruppen (35 oder 50 Personen): die 5-Tour-Pakete in der passenden Größe.
• Schulen und Großveranstaltungen: das School-Paket mit Lizenzen für bis zu 100 Teilnehmer.
• Ungewöhnliche oder gelegentliche Gruppen: Du brauchst nicht für alles ein Paket. Eine Gruppe von 8 Personen deckst du mit einer 10er-Einzellizenz (€ 6,99) ab, ohne eine 25er-Lizenz aus dem Paket zu verbrauchen.

In der Praxis funktioniert für die meisten Anbieter diese Kombination am besten: ein Paket für die Größe, die du am häufigsten brauchst, plus ein paar Einzellizenzen für die Ausnahmen. Alle aktuellen Preise findest du auf der Lizenzseite.

Codes an die Guides verteilen

Nach dem Kauf eines Pakets erhältst du eine einzige E-Mail mit der vollständigen Liste der Lizenzcodes. Ab da liegt die Verwaltung bei dir. Zwei Modelle haben sich bewährt:

1. Zuteilung pro Tour (empfohlen). Das Büro verwaltet die Codes und schickt dem Guide jeweils einen zusammen mit dem Auftragsblatt (Uhrzeit, Treffpunkt, Teilnehmerzahl). Jeder Guide bekommt nur, was er braucht, und du weißt immer, welche Codes schon verwendet wurden.
2. Ein kleiner Vorrat für den Guide. Ein sehr aktiver Guide oder einer, der weit vom Büro entfernt arbeitet, bekommt 2–3 Codes im Voraus zur selbstständigen Nutzung und meldet danach, welche er verwendet hat. Flexibler, erfordert aber ein Mindestmaß an Disziplin bei der Rückmeldung.

In beiden Fällen ist das nützlichste Werkzeug eine Lizenzliste: eine geteilte Tabelle (Google Sheets, Excel oder auch eine gut geführte WhatsApp-Teamgruppe) mit wenigen Spalten:

Fünf Minuten zum Aktualisieren, und du fragst dich nie wieder: „Hat diesen Code schon jemand benutzt?“

Die goldenen Regeln fürs Team

Teile sie mit allen Guides, am besten als kurze angepinnte Nachricht in der Teamgruppe:

• Aktiviere den Code erst am Tourtag, kurz vor dem Start. Da die Laufzeit mit der Eingabe des Codes beginnt, hast du bei einer Aktivierung am Vorabend „zur Sicherheit“ morgens eine bereits abgelaufene Lizenz.
• Ein Code pro Gruppe, niemals wiederverwenden. Ist die Vormittagstour vorbei, braucht der Nachmittag einen neuen Code.
• Prüfe die Größe vor dem Aufbruch. Wenn der Kunde kurzfristig Personen hinzugefügt hat und die Gruppe die Kapazität der zugeteilten Lizenz übersteigt, merkt man das besser im Büro als am Treffpunkt.
• Halte einen Reservecode bereit. An Tagen mit vielen parallelen Touren löst eine zusätzliche, nicht zugeteilte Lizenz, auf die jeder zugreifen kann, unvorhergesehene Fälle (eine Gruppe, die sich verdoppelt, eine kurzfristig hinzugefügte Tour).
• Jeder Guide nutzt sein eigenes Handy. Firmengeräte sind nicht nötig: Der Guide nutzt sein Smartphone mit installierter App, die Gäste ihre eigenen.

Mehrere Gruppen gleichzeitig: wie es wirklich funktioniert

Das ist die häufigste Frage von Reiseveranstaltern: „Wenn ich drei Guides zur gleichen Zeit auf demselben Platz habe, stören sich die Gruppen dann gegenseitig?“

Nein. Jede gestartete Lizenz erzeugt eine andere PIN, und jede PIN entspricht einer eigenen Sitzung. Die Gäste von Guide A hören nur Guide A, auch wenn die Gruppe von Guide B zehn Meter entfernt steht. Es gibt keine Funkkanäle zu koordinieren und keine überlappenden Frequenzen: Die Trennung der Gruppen übernimmt die App.

Ein konkretes Beispiel für einen Vormittag mit drei Guides:

• Julia führt 22 Kreuzfahrtgäste durch die Stadt → 25er-Lizenz aus dem Tour-Operator-Paket.
• Markus hat eine Schulklasse mit 48 Schülern → 50er-Lizenz aus dem 5-Tour-Paket.
• Sara begleitet zwei Familien, 9 Personen → 10er-Einzellizenz.

Drei Codes, drei PINs, drei unabhängige Gruppen. Und am Ende des Tages muss niemand Empfänger zählen oder Akkus laden.

Rechnungen und wiederkehrende Käufe

Beim Kauf kannst du eine Rechnung anfordern, indem du deine Steuernummer, USt-IdNr. oder VAT angibst: eine einzige Rechnung für das ganze Paket, einfach in der Buchhaltung. Für wiederkehrende Käufe oder besondere Anforderungen erreichst du uns per E-Mail oder WhatsApp über die Kontaktseite.

Wenn du die App weiterempfiehlst: das Partnerprogramm

Viele Reiseveranstalter und Agenturen arbeiten mit freien Guides, Unterkünften oder anderen Agenturen zusammen, denen sie Werkzeuge empfehlen. Mit dem Partnerprogramm erhältst du einen persönlichen Code: Wer mit deinem Code kauft, erhält 5 % Rabatt, und du bekommst eine Provision von 10 % bis 20 % auf jeden Kauf, je nach Partnerstufe (BASE, PRO oder ELITE). Alle Umsätze verfolgst du in einem eigenen Partner-Dashboard.

Checkliste für den Start mit dem Team

• Schätze, wie viele Touren ihr pro Monat macht und wie groß die häufigsten Gruppen sind.
• Wähle ein Paket für die häufigste Größe und plane Einzellizenzen für die Ausnahmen ein.
• Lege die geteilte Lizenzliste an.
• Schick den Guides die goldenen Regeln (vor allem: den Code erst am Tourtag aktivieren).
• Mach vor der Saison einen Test mit dem Team: Ein Guide startet eine Tour, zwei Kollegen verbinden sich mit der PIN.

Bereit, dein Team zu organisieren

Mehrere Guides mit VoiceGuide AirLink zu verwalten braucht kein Lager, keine Koffer und keine Inventur: nur eine gute Methode, die Codes zuzuteilen. Sobald die Liste steht und die Regeln mit dem Team geteilt sind, läuft der Rest von selbst.