So organisierst du deine erste Tour mit VoiceGuide AirLink: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Du hast dich entschieden, VoiceGuide AirLink bei deiner nächsten Tour auszuprobieren, und willst genau wissen, was Schritt für Schritt zu tun ist? Diese Anleitung deckt alles ab: von der richtigen Lizenzwahl über den Start der Tour bis hin dazu, was zu tun ist, wenn ein Gast die Verbindung verliert. Wenn du zuerst verstehen willst, warum das besser ist als klassische Funkführungssysteme, findest du den vollständigen Vergleich in diesem Artikel.

Bevor es losgeht: die richtige Lizenz wählen

VoiceGuide AirLink funktioniert über Lizenzen: Jede Lizenz aktiviert eine Tour-Session für eine festgelegte Teilnehmerzahl und eine feste Dauer (zum Beispiel 10 Gäste für 4 Stunden). Lizenzen sind nicht personengebunden und können daher im Team genutzt oder zwischen Fachkräften weitergegeben werden.

Ein paar praktische Kriterien für die Wahl:

• Teilnehmer mit Puffer zählen: Wenn deine Gruppe normalerweise 18-20 Personen umfasst, ist eine 25er-Lizenz sicherer als eine 15er, damit dir nicht in letzter Minute die Plätze ausgehen.
• Gelegentliche vs. regelmäßige Nutzung: Für eine einzelne Tour oder einen Test reicht eine Einzellizenz. Wer regelmäßig mit Gruppen arbeitet, fährt mit den Paketen (Tour Operator, 5-Tour) besser, da sie mehrere Lizenzen zu besseren Konditionen bündeln.
• Große Gruppen: Für Events, Schulen oder sehr große Gruppen gibt es Lizenzen bis zu 100 Teilnehmern.

Falls du die App noch nicht getestet hast, ist die kostenlose Testversion der einfachste Einstieg: Du siehst, wie es bei einer echten Tour funktioniert, bevor du kaufst.

Empfohlene Ausrüstung

Es braucht nichts Kompliziertes, aber zwei kleine Entscheidungen verbessern die Audioqualität deutlich:

• Für die Reiseleitung: ein kleines Mikrofon (auch ein günstiges Headset- oder Ansteckmikrofon) statt nur des Smartphone-Mikrofons, für eine klarere, stabilere Stimme während der ganzen Tour.
• Für die Gäste: einfache eigene Kopfhörer oder Ohrhörer reichen aus — die, die sie ohnehin mit ihrem Telefon nutzen.

So startest du die Tour (Guide-Seite)

1. Öffne die App und wähle auf dem Startbildschirm Guide.
2. Gib deinen Lizenzcode ein (Test- oder gekaufte Lizenz).
3. Im Guide-Panel siehst du die aktive Lizenz und die maximal erlaubte Gästezahl. Tippe auf Neue Tour starten.
4. Hol dir den PIN, den du mit der Gruppe teilst.
5. Tippe auf Live gehen: Der Status wechselt zu LIVE, und deine Stimme wird in Echtzeit übertragen.

Tipp: Teile den PIN mit der Gruppe, bevor du überhaupt zu sprechen anfängst — laut ausgesprochen, auf einem gut sichtbaren Schild, oder vorab per WhatsApp/E-Mail, wenn die Gruppe organisiert ist (etwa eine Schulklasse oder eine Firmengruppe). Gib allen ein paar Sekunden zum Verbinden, bevor du mit der Besichtigung beginnst.

So verbinden sich die Gäste

Jeder Gast, vom eigenen Smartphone aus:

1. Öffnet den eigenen Bereich und gibt den erhaltenen PIN ein.
2. Tippt auf Tour beitreten.
3. Tippt im Gast-Tour-Bildschirm auf Zuhören, um die Reiseleitung in Echtzeit zu hören.

Keine Registrierung nötig, keine App-Konfiguration: In wenigen Sekunden sind alle verbunden.

Während der Tour

Ein paar praktische Situationen, die vorkommen können, und wie man damit umgeht:

• Eine Pause (Erklärung beendet, Freizeit, Mittagessen): Tippe im Guide-Panel auf Pause. Gäste können das Gleiche individuell tun, wenn sie kurz aussteigen möchten.
• Ein Gast ohne Datenverbindung: Die Reiseleitung kann die eigene Verbindung für diesen Teilnehmer als Hotspot freigeben.
• Verbindung fällt kurz aus (Guide oder Gast): Die App verbindet sich automatisch neu, sobald das Signal wieder verfügbar ist — ohne dass irgendetwas neu gestartet werden muss.
• Ein Gast möchte früher gehen: Er tippt auf Tour verlassen — nur er wird getrennt, die Tour läuft für alle anderen normal weiter.
• Fotos und Nachrichten während der Besichtigung: Die App läuft weiter im Hintergrund, sodass Guide und Gäste das Telefon frei für anderes nutzen können, ohne das Zuhören zu unterbrechen.

So beendest du die Tour

Am Ende der Besichtigung wischst du im Guide-Panel auf Wischen, um die Tour zu beenden. Das ist eine bewusste Bestätigungsgeste (kein einfacher Tap), weil dadurch sofort alle verbundenen Gäste getrennt werden — ein letzter Schutz vor versehentlichem Beenden.

Fehler, die du bei deiner ersten Tour vermeiden solltest

• Den PIN nicht vorher testen: Starte vor dem eigentlichen Tag eine Testtour und verbinde dich mit einem zweiten Telefon (oder lass es einen Kollegen tun), damit du genau weißt, was dich erwartet.
• Den Akku unterschätzen: Sowohl Guide als auch Gäste nutzen ihr Telefon während der gesamten Tour; starte mit vollem Akku, besonders bei längeren Touren.
• Die Verbindung der Gruppe nicht erklären: Ein paar Worte mehr am Anfang ("App öffnen, diesen PIN eingeben, auf Zuhören tippen") verhindern, dass jemand zurückbleibt oder die ersten Minuten verpasst.
• Eine zu knapp bemessene Lizenz wählen: Besser etwas Puffer einplanen, als mitten in der Tour festzustellen, dass ein weiterer Gast sich nicht verbinden kann.

Bereit zum Start

Mit der richtigen Lizenz, einem Mikrofon und einem PIN dauert das Einrichten einer Tour mit VoiceGuide AirLink nur wenige Minuten — deutlich weniger als die Zeit, die für das Verteilen und Einsammeln klassischer Funkempfänger nötig ist.