Funkführungsanlage vergessen? So rettest du die Tour in 10 Minuten

Samstagmorgen, 9:40 Uhr. Die Gruppe steht schon am Treffpunkt, fünfundzwanzig Leute schauen dich erwartungsvoll an. Und die Funkführungsanlage ist nicht da: Der Verleih hat früher geschlossen, der Koffer ist im Büro geblieben, der Kollege, der sie bringen sollte, steckt im Stau. Das passiert auch den bestorganisierten Guides.

Diese Anleitung ist der Notfallplan für genau diesen Moment: wie du die Tour trotzdem startest, in etwa zehn Minuten, mit den Smartphones, die deine Gäste schon in der Tasche haben. Nichts zu mieten, nichts abzuholen oder zurückzugeben.

Zuerst: durchatmen und Alternativen prüfen

Bevor du das Werkzeug wechselst, lohnt sich ein kurzer Check. Manchmal liegt die einfachste Lösung direkt vor dir:

• Hat ein Kollege oder eine Agentur in der Nähe eine freie Funkanlage, die in wenigen Minuten gebracht werden kann?
• Ist die Gruppe klein (8–10 Personen) und die Route ruhig? Mit einer kompakten Gruppe und wenigen lauten Stopps reicht manchmal die Stimme.
• Gibt es Mobilfunkempfang? Das ist die entscheidende Frage: Eine Audio-App auf dem Smartphone braucht eine kleine Datenverbindung, für dich und für die Gäste. Findet die Tour unter der Erde statt, in Katakomben oder in einem Gebiet ohne Netz, bleibt die Funkanlage die richtige Wahl.

Wenn nichts davon klappt und der Ort Empfang hat, geht es mit dem Plan unten weiter.

Der 10-Minuten-Plan

Minute 0–2: Besorge dir eine Lizenz

Um die Tour zu starten, brauchst du einen Lizenzcode. Zwei Wege:

• Zum ersten Mal? Registriere dich auf der Website mit deiner E-Mail: Du bestätigst mit einem 6-stelligen Code und bekommst sofort 3 kostenlose Lizenzen für 5, 25 und 35 Gäste.
• Du willst genau die passende Größe? Kaufe eine Einzellizenz für die Zahl der Gäste deiner Gruppe, ab 3,99 €. Der Code kommt in wenigen Sekunden per E-Mail.

Wähle die Größe nach der tatsächlichen Gruppe, mit etwas Spielraum: Eine Lizenz für 25 nimmt höchstens 25 verbundene Gäste auf.

Minute 2–4: Starte die Tour auf deinem Handy

1. Lade die App VoiceGuide AirLink aus dem App Store oder von Google Play.
2. Öffne die App, wähle Guide und tippe auf Lizenz Aktivieren: Gib den Code ein.
3. Tippe im Guide-Dashboard auf Neue Tour Starten.

Die App erstellt eine PIN für deine Tour (zum Beispiel 20VTLU) und zeigt, wie viele Gäste verbunden sind. Die Tour dauert bis zu 4 Stunden ab der Aktivierung des Codes.

Minute 4–8: Bring die Gruppe rein

Das ist der Teil, der am längsten dauert, weil jeder Gast die App herunterladen muss. Zwei Tricks machen es viel schneller:

• Schick eine einzige Nachricht in die WhatsApp-Gruppe der Tour (oder an die einzelnen Kontakte, falls du sie hast), mit Link und PIN. Einen fertigen Text findest du weiter unten.
• Sag es auch laut, einmal und deutlich: „Ladet die App VoiceGuide AirLink herunter, wählt Gast und gebt die PIN 20VTLU ein.“ Wiederhole die PIN langsam, Zeichen für Zeichen.

Jeder Gast öffnet die App, wählt Gast, gibt die PIN ein, tippt auf Tour Beitreten und dann auf Anhören. Keine Registrierung, nichts zu bezahlen.

Während sich die Gruppe verbindet, siehst du auf deinem Handy den Gästezähler steigen. So erkennst du am schnellsten, wer noch fehlt.

Minute 8–10: Tontest und los

1. Tippe auf Live gehen.
2. Sprich ganz normal und bitte zwei oder drei Gäste, am besten die am weitesten entfernten, die Hand zu heben, wenn sie dich hören.
3. Prüfe, ob die Zahl der verbundenen Gäste zur Gruppe passt.

Fertig. Ab hier läuft die Tour wie mit der Funkanlage: Du sprichst, die Gruppe hört über die eigenen Kopfhörer zu. Wer für ein Foto stehen bleibt oder ein paar Meter zurückfällt, hört dich weiter, denn der Ton läuft über das Internet und hat keine Reichweitengrenze. Und das Zuhören geht auch bei ausgeschaltetem Bildschirm weiter oder wenn der Gast die Kamera öffnet.

Die fertige Nachricht für die Gruppe

Kopieren, einfügen, nur die PIN ändern:

Hallo zusammen! Heute nutzen wir eure Smartphones statt der Funkanlage. 1) Ladet die kostenlose App VoiceGuide AirLink herunter (App Store oder Google Play). 2) Öffnet sie und wählt „Gast“. 3) Gebt die PIN 20VTLU ein und tippt auf „Anhören“. Bringt eure eigenen Kopfhörer mit, Bluetooth geht auch. Bis gleich!

Wenn du schon vorher weißt, dass du die App nutzt, schick die Nachricht am Vortag: Wer sie zu Hause im WLAN lädt, muss am Treffpunkt nur noch die PIN eingeben.

Kleine Pannen und wie du sie löst

• Ein Gast hat keine Kopfhörer. Er kann über den Lautsprecher des Handys zuhören, leise und nah am Ohr, oder sich in einem Geschäft in der Nähe günstige Ohrhörer kaufen. Am besten schon in der Nachricht erwähnen: „Bringt eure Kopfhörer mit.“
• Ein Gast hat kein Smartphone. Er kann in deiner Nähe bleiben oder mit einem Mitreisenden zusammen zuhören.
• Das Handy eines Gastes ist fast leer. Live zuhören verbraucht etwa so viel Akku wie ein Telefonat: Wer fast leer startet, riskiert, mitten in der Tour ohne Ton dazustehen. Eine Powerbank im Rucksack des Guides schadet nie.
• Ein Gast verlässt die App aus Versehen. Einfach wieder öffnen und die PIN erneut eingeben.
• Gäste aus dem Ausland. Die App gibt es in fünf Sprachen (Deutsch, Englisch, Italienisch, Französisch und Spanisch), und sie passt sich der Sprache des Handys an.
• Ältere oder wenig technikaffine Gäste. Plane ein paar Minuten mehr ein und bitte die Jüngeren in der Gruppe um Hilfe: Sie machen das meistens gern.

Nächstes Mal: ein Reservecode in der Tasche

Der beste Weg, nie wieder in diese Lage zu kommen: immer einen Reservecode haben. Die Codes von VoiceGuide AirLink verfallen nicht, solange du sie nicht aktivierst: Du kannst heute einen kaufen und ihn in den Notizen deines Handys aufbewahren, bis du ihn brauchst. Außerdem sind die Lizenzen nicht personengebunden: Wenn du im Team arbeitest, kann jeder Guide den Reservecode nutzen.

Funkführungsanlagen bleiben ein gutes Werkzeug, vor allem an Orten ohne Netz oder für alle, die sie täglich nutzen. Das Smartphone muss sie nicht ersetzen: Es ist der Plan B, der dir den Tag rettet, wenn sie fehlen.

Wenn du die App zum ersten Mal nutzt, findest du alle Details in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung für deine erste Tour. Wenn du Funkanlage und App in Ruhe vergleichen willst, gibt es den vollständigen Vergleich.