Hai dimenticato le radioguide? Come salvare il tour in 10 minuti

Sabato mattina, 9:40. Il gruppo è già al punto d'incontro, venticinque persone che ti guardano in attesa. E le radioguide non ci sono: il noleggio ha chiuso prima, la valigia è rimasta in ufficio, il collega che doveva portarle è bloccato nel traffico. Succede anche alle guide più organizzate.

Questa guida è il piano di emergenza per quel momento: come far partire il tour lo stesso, in circa dieci minuti, usando gli smartphone che i tuoi ospiti hanno già in tasca. Niente da noleggiare, niente da ritirare o riconsegnare.

Prima di tutto: respira e valuta le alternative

Prima di cambiare strumento, vale la pena fare un controllo veloce. A volte la soluzione più semplice c'è:

• Un collega o un'agenzia vicina ha un kit di radioguide libero e può portartelo in pochi minuti?
• Il gruppo è piccolo (8-10 persone) e il percorso è tranquillo? Con un gruppo raccolto e poche soste rumorose, a volte basta la voce.
• Il luogo ha campo? È la domanda decisiva: un'app audio via smartphone ha bisogno di una piccola connessione dati, sia per te che per gli ospiti. Se il tour è in un sotterraneo, in una catacomba o in un'area senza copertura, le radioguide restano la scelta giusta.

Se nessuna di queste strade funziona e il luogo ha campo, passa al piano qui sotto.

Il piano in 10 minuti

Minuti 0-2: procurati una licenza

Ti serve un codice licenza per avviare il tour. Due strade:

• Prima volta? Registrati sul sito con la tua email: confermi con un codice di 6 cifre e ricevi subito 3 licenze gratuite da 5, 25 e 35 ospiti.
• Vuoi il taglio esatto? Acquista una licenza singola per il numero di ospiti del gruppo, da € 3,99. Il codice arriva via email in pochi secondi.

Scegli il taglio sul gruppo reale, con un po' di margine: una licenza da 25 accetta al massimo 25 ospiti collegati.

Minuti 2-4: avvia il tour dal tuo telefono

1. Scarica l'app VoiceGuide AirLink da App Store o Google Play.
2. Apri l'app, scegli Guida e tocca Attiva Licenza: inserisci il codice.
3. Nel Pannello Guida tocca Avvia Nuovo Tour.

L'app crea un PIN per il tuo tour (per esempio 20VTLU) e mostra quanti ospiti si sono collegati. Il tour dura fino a 4 ore da quando hai attivato il codice.

Minuti 4-8: fai entrare il gruppo

Questa è la parte che richiede più tempo, perché ogni ospite deve scaricare l'app. Due trucchi la accorciano molto:

• Manda un messaggio unico al gruppo WhatsApp del tour (o ai singoli contatti, se li hai), con link e PIN. Trovi un testo pronto qui sotto.
• Dillo anche a voce, una volta sola e chiaramente: "Scaricate l'app VoiceGuide AirLink, scegliete Ospite e inserite il PIN 20VTLU". Ripeti il PIN lentamente, lettera per lettera.

Ogni ospite apre l'app, sceglie Ospite, inserisce il PIN, tocca Unisciti al Tour e poi Ascolta. Nessuna registrazione, nessun pagamento per loro.

Mentre il gruppo si collega, sul tuo telefono vedi il contatore degli ospiti salire. È il modo più rapido per capire chi manca all'appello.

Minuti 8-10: prova audio e partenza

1. Tocca Vai in Onda.
2. Parla normalmente e chiedi a due o tre ospiti, magari i più lontani, di alzare la mano se ti sentono.
3. Controlla che il numero di ospiti collegati corrisponda al gruppo.

Fatto. Da qui il tour funziona come con le radioguide: tu parli, il gruppo ascolta nelle proprie cuffie. Chi si ferma a fare una foto o resta qualche metro indietro continua a sentirti, perché l'audio viaggia su internet e non ha limiti di distanza. E l'ascolto continua anche a schermo spento o quando l'ospite apre la fotocamera.

Il messaggio pronto da mandare al gruppo

Copia, incolla, cambia solo il PIN:

Ciao a tutti! Oggi useremo i vostri smartphone al posto delle radioguide. 1) Scaricate l'app gratuita VoiceGuide AirLink (App Store o Google Play). 2) Apritela e scegliete "Ospite". 3) Inserite il PIN 20VTLU e toccate "Ascolta". Portate le vostre cuffie o auricolari, anche Bluetooth. A tra poco!

Se sai già in anticipo che userai l'app, manda il messaggio il giorno prima: chi la scarica a casa, con il Wi-Fi, al punto d'incontro deve solo inserire il PIN.

I piccoli imprevisti e come risolverli

• Un ospite non ha le cuffie. Può ascoltare dall'altoparlante del telefono tenendolo vicino all'orecchio, a volume basso, oppure procurarsi un paio di auricolari economici in un negozio vicino. Vale la pena dirlo nel messaggio: "portate le vostre cuffie".
• Un ospite non ha lo smartphone. Può restare vicino a te, oppure condividere l'ascolto con un compagno di viaggio.
• Il telefono di un ospite è quasi scarico. Ascoltare in diretta consuma batteria più o meno come una telefonata: chi parte con il telefono quasi scarico rischia di restare senza audio a metà tour. Un power bank nello zaino della guida non guasta mai.
• Un ospite esce dall'app per sbaglio. Basta riaprirla e reinserire il PIN.
• Ospiti stranieri. L'app è in cinque lingue (italiano, inglese, francese, spagnolo e tedesco) e si adatta alla lingua del telefono.
• Ospiti anziani o poco pratici. Prevedi un paio di minuti in più e chiedi aiuto ai più giovani del gruppo: in genere sono felici di dare una mano.

La prossima volta: un codice di riserva in tasca

Il modo migliore per non ritrovarsi più in questa situazione è avere sempre un codice di riserva. I codici di VoiceGuide AirLink non scadono finché non li attivi: puoi comprarne uno oggi e tenerlo nelle note del telefono per il giorno in cui servirà. Le licenze, poi, non sono nominative: se lavori in un team, il codice di riserva può usarlo qualsiasi guida.

Le radioguide restano un ottimo strumento, soprattutto per i luoghi senza copertura o per chi le usa tutti i giorni. Lo smartphone non deve sostituirle per forza: è il piano B che ti salva la giornata quando non ci sono.

Se è la prima volta che usi l'app, trovi tutti i dettagli in questa guida passo-passo al primo tour. Se invece vuoi confrontare con calma radioguide e app, c'è il confronto completo.