Come organizzare il tuo primo tour con VoiceGuide AirLink: guida passo-passo

Hai deciso di provare VoiceGuide AirLink per il tuo prossimo tour e vuoi sapere esattamente cosa fare, passo per passo? Questa guida copre tutto: dalla scelta della licenza giusta, all'avvio del tour, fino a cosa fare se un ospite perde la connessione. Se invece vuoi prima capire perché conviene rispetto alle radioguide tradizionali, trovi il confronto completo in questo articolo.

Prima di partire: scegli la licenza giusta

VoiceGuide AirLink funziona tramite licenze: ogni licenza abilita una sessione di tour per un numero definito di partecipanti e una durata prestabilita (ad esempio 10 ospiti per 4 ore). Le licenze non sono nominative, quindi si possono usare in team o passare da un professionista all'altro.

Alcuni criteri pratici per scegliere:

• Conta i partecipanti con un margine: se il gruppo di solito è di 18-20 persone, meglio una licenza da 25 piuttosto che una da 15, per non rischiare di restare senza posti disponibili all'ultimo minuto.
• Uso occasionale vs continuativo: per un singolo tour o una prova, una licenza singola basta. Se lavori con gruppi regolarmente, i pacchetti (Tour Operator, 5 Tour) convengono perché includono più licenze a condizioni migliori.
• Gruppi numerosi: per eventi, scuole o gruppi molto grandi, esistono licenze fino a 100 partecipanti.

Se non hai ancora testato l'app, il modo più semplice per partire è la prova gratuita: puoi vedere come funziona su un tour reale prima di acquistare.

Attrezzatura consigliata

Non serve nulla di complicato, ma due accorgimenti migliorano molto la qualità dell'ascolto:

• Per la guida: un piccolo microfono (anche economico, ad archetto o lavalier) invece del solo microfono dello smartphone, per una voce più chiara e stabile durante tutto il tour.
• Per gli ospiti: basta un paio di auricolari o cuffie personali, quelli che già usano abitualmente con il proprio telefono.

Come avviare il tour (lato guida)

1. Apri l'app e seleziona Guida dalla schermata iniziale.
2. Inserisci il codice della licenza (trial o acquistata).
3. Nel Pannello Guida vedi la licenza attiva e il numero massimo di ospiti consentito. Premi Avvia Nuovo Tour.
4. Ottieni il PIN da condividere con il gruppo.
5. Premi Vai in Onda: lo stato passa a IN ONDA e la tua voce viene trasmessa in diretta.

Un consiglio: comunica il PIN al gruppo prima ancora di iniziare a parlare — a voce alta, su un cartello ben visibile, o via WhatsApp/email in anticipo se il gruppo è organizzato (ad esempio una scolaresca o un gruppo aziendale). Dai qualche secondo a tutti per collegarsi prima di partire con la visita.

Come si collegano gli ospiti

Ogni ospite, dal proprio smartphone:

1. Entra nella propria area dedicata e inserisce il PIN ricevuto.
2. Preme Unisciti al Tour.
3. Nella schermata Tour Ospite preme Ascolta per iniziare a sentire la guida in tempo reale.

Nessuna registrazione richiesta, nessuna app da configurare: in pochi secondi sono collegati.

Durante il tour

Qualche situazione pratica che può capitare, e come gestirla:

• Una pausa (spiegazione finita, tempo libero, pranzo): premi Pausa dal pannello guida. Gli ospiti possono fare lo stesso individualmente se vogliono staccare per un momento.
• Un ospite senza connessione dati: la guida può condividere la propria connessione come hotspot per quel partecipante.
• Connessione che cade per un attimo (guida o ospite): l'app si riconnette automaticamente non appena il segnale torna disponibile, senza dover riavviare nulla.
• Un ospite vuole uscire prima: preme Lascia il Tour — si disconnette solo lui, il tour prosegue normalmente per tutti gli altri.
• Foto e messaggi durante la visita: l'app resta attiva in background, quindi guida e ospiti possono usare liberamente lo smartphone per altro senza interrompere l'ascolto.

Come terminare il tour

A fine visita, dal Pannello Guida scorri Scorri per terminare il tour. È un gesto di conferma volontario (non un semplice tap) proprio perché disconnette subito tutti gli ospiti collegati — un'ultima protezione contro le chiusure accidentali.

Errori da evitare al primo tour

• Non testare il PIN in anticipo: prova ad avviare un tour e a collegarti con un secondo telefono (o farlo fare a un collega) prima del giorno vero, così sai già cosa aspettarti.
• Sottovalutare la batteria: sia la guida sia gli ospiti useranno il telefono per tutta la durata del tour; parti con la batteria carica, soprattutto per tour lunghi.
• Non spiegare il collegamento al gruppo: qualche parola in più all'inizio ("aprite l'app, inserite questo PIN, premete Ascolta") evita che qualcuno resti indietro o si perda i primi minuti.
• Scegliere una licenza troppo risicata: meglio avere qualche posto di margine che scoprire a metà tour che un ospite in più non può collegarsi.

Pronto a partire

Con la licenza giusta, un microfono e un PIN, il setup di un tour con VoiceGuide AirLink richiede pochi minuti — molto meno del tempo che serve per distribuire e ritirare le radioguide tradizionali.