Touroperadores con varios guías: cómo gestionar licencias y equipos con VoiceGuide AirLink

Cuando trabajas solo, usar VoiceGuide AirLink es sencillo: compras una licencia, la introduces en la app y compartes el PIN. Pero si eres un touroperador, una agencia o una cooperativa con varios guías que trabajan al mismo tiempo — quizá en ciudades distintas, con grupos de distintos tamaños — la pregunta cambia: ¿cómo organizo las licencias para todo el equipo, sin desperdicios y sin sorpresas el día del tour?

Esta guía está pensada justo para eso. Si estás preparando tu primer tour, empieza por esta guía paso a paso; si quieres entender por qué cada vez más operadores dejan atrás las radioguías tradicionales, encontrarás la comparativa completa en este artículo.

La ventaja de partida: ningún kit que hacer circular

Con las radioguías, gestionar varios guías significa gestionar varias maletas de equipo: quién tiene el kit hoy, quién lo devuelve esta noche, cuántas baterías están cargadas, cuántos receptores faltan desde el último grupo. Es una logística física que crece con cada guía.

Con una app en el smartphone toda esa parte desaparece: lo que pasa de la oficina al guía ya no es una maleta, sino un código. Puedes enviarlo por email o WhatsApp la noche anterior, incluso a un guía que está en otra ciudad. El trabajo de organización se reduce a algo mucho más ligero: decidir qué código va a quién.

Cómo funcionan las licencias cuando trabajas en equipo

Antes de organizar el equipo, conviene tener claras las cuatro reglas básicas:

• Las licencias no son nominativas. El código no está vinculado a una persona ni a una cuenta: lo puede usar cualquier guía del equipo. Sin registro, ni en la app ni en la web.
• Una licencia = un tour. Cada código habilita una sola sesión de tour. El grupo de la mañana y el de la tarde necesitan dos licencias, aunque el guía sea el mismo.
• Los códigos no caducan; la duración empieza con la activación. Un código sin usar sigue siendo válido sin límite de tiempo: un paquete comprado hoy puede usarse meses después. Una vez activado, cubre un tour de hasta 4 horas, y la cuenta atrás empieza en el momento en que se introduce el código en la app.
• La capacidad es un límite estricto. Una licencia de 25 admite como máximo 25 invitados conectados: el número 26 no puede entrar. Elige el tamaño según el grupo real, con algo de margen.

Casi todo el método que sigue se deriva de estas cuatro reglas.

Elegir el paquete adecuado según tu calendario

Si trabajas con regularidad, los paquetes cuestan menos por tour que las licencias individuales. Esta es la comparación con los precios actuales:

Algunos criterios para orientarte:

• Grupos "estándar" de hasta 25 personas, muchos tours al mes: el Paquete Tour Operator es el punto de partida natural. 10 licencias cubren, por ejemplo, dos semanas de trabajo de un equipo que hace un tour al día.
• Grupos más grandes pero recurrentes (35 o 50 personas): los paquetes 5 Tour del tamaño correspondiente.
• Colegios y grandes eventos: el Paquete School, con licencias de hasta 100 participantes.
• Grupos fuera de lo habitual u ocasionales: no hace falta un paquete para todo. Un grupo de 8 personas se cubre con una licencia individual de 10 (€ 6,99), sin gastar una licencia de 25 del paquete.

En la práctica, la combinación que mejor funciona para la mayoría de los operadores es: un paquete para el tamaño que más usas, más algunas licencias individuales para las excepciones. Todos los precios actualizados están en la página de licencias.

Repartir los códigos entre los guías

Después de comprar un paquete recibes un único email con la lista completa de códigos de licencia. A partir de ahí, la gestión está en tus manos. Hay dos modelos que funcionan bien:

1. Asignación por tour (recomendado). La oficina guarda los códigos y envía uno al guía junto con la hoja de servicio (horario, punto de encuentro, número de participantes). Cada guía recibe solo lo que necesita, y tú siempre sabes qué códigos se han usado.
2. Una pequeña reserva para el guía. Un guía muy activo, o que trabaja lejos de la oficina, recibe 2-3 códigos por adelantado para usarlos de forma autónoma, e informa después de cuáles ha usado. Más flexible, pero requiere un mínimo de disciplina al informar.

En ambos casos, lo más útil es un registro de licencias: basta una hoja compartida (Google Sheets, Excel o incluso un grupo de WhatsApp del equipo bien ordenado) con pocas columnas:

Cinco minutos para actualizarlo cada vez, y nunca más tendrás que preguntarte "¿alguien ha usado ya este código?".

Las reglas de oro para el equipo

Para compartir con todos los guías, mejor en un mensaje breve fijado en el grupo del equipo:

• Activa el código solo el día del tour, poco antes de empezar. Como la duración empieza al introducir el código, activarlo la noche anterior "por si acaso" significa encontrarse con una licencia ya caducada por la mañana.
• Un código por grupo, nunca reutilizarlo. Terminado el tour de la mañana, para la tarde hace falta un código nuevo.
• Comprueba el tamaño antes de salir. Si el cliente añadió personas a última hora y el grupo supera la capacidad de la licencia asignada, mejor darse cuenta en la oficina que en el punto de encuentro.
• Ten un código de reserva. En los días con muchos tours en paralelo, una licencia extra sin asignar, a disposición de cualquiera, resuelve los imprevistos (un grupo que se duplica, un tour añadido a última hora).
• Cada guía usa su propio teléfono. No hacen falta dispositivos de empresa: el guía usa su smartphone con la app instalada, y los invitados usan los suyos.

Varios grupos a la vez: cómo funciona de verdad

Es la pregunta más frecuente de los touroperadores: "Si tengo tres guías en la misma plaza a la misma hora, ¿se molestan los grupos entre sí?"

No. Cada licencia iniciada genera un PIN distinto, y cada PIN corresponde a una sesión separada. Los invitados del guía A solo oyen al guía A, aunque el grupo del guía B esté a diez metros. No hay canales de radio que coordinar ni frecuencias que se solapen: la separación de los grupos la gestiona la app.

Un ejemplo concreto de una mañana con tres guías:

• Julia enseña la ciudad a 22 cruceristas → licencia de 25 del Paquete Tour Operator.
• Marcos lleva una clase de 48 alumnos → licencia de 50 del Paquete 5 Tour.
• Sara acompaña a dos familias, 9 personas → licencia individual de 10.

Tres códigos, tres PIN, tres grupos independientes. Y al final del día nadie tiene que contar receptores ni poner baterías a cargar.

Facturación y compras recurrentes

Al comprar puedes solicitar la factura introduciendo tu NIF, número de IVA o VAT: una sola factura para todo el paquete, fácil de gestionar en contabilidad. Para compras recurrentes o necesidades especiales puedes escribirnos por email o WhatsApp desde la página de contacto.

Si recomiendas la app: el Programa Partner

Muchos touroperadores y agencias trabajan con guías externos, alojamientos u otras agencias a las que recomiendan herramientas. Con el Programa Partner recibes un código personal: quien compra con tu código obtiene un 5 % de descuento, y tú ganas una comisión del 10 % al 20 % por cada compra, según tu nivel de colaboración (BASE, PRO o ELITE). Todos los movimientos se siguen desde un panel de partner dedicado.

Checklist para empezar con el equipo

• Calcula cuántos tours hacéis al mes y el tamaño de los grupos más frecuentes.
• Elige el paquete para el tamaño más habitual y ten en cuenta las licencias individuales para las excepciones.
• Prepara el registro de licencias compartido.
• Envía a los guías las reglas de oro (sobre todo: activar el código solo el día del tour).
• Haz una prueba con el equipo antes de la temporada: un guía inicia un tour y dos compañeros se conectan con el PIN.

Listo para organizar tu equipo

Gestionar varios guías con VoiceGuide AirLink no requiere almacén, maletas ni inventarios: solo un buen método para asignar los códigos. Una vez preparado el registro y compartidas las reglas con el equipo, el resto viene solo.