Cómo organizar tu primer tour con VoiceGuide AirLink: guía paso a paso

¿Has decidido probar VoiceGuide AirLink en tu próximo tour y quieres saber exactamente qué hacer, paso a paso? Esta guía lo cubre todo: desde elegir la licencia adecuada, hasta iniciar el tour, hasta qué hacer si un participante pierde la conexión. Si primero quieres entender por qué es mejor que las radioguías tradicionales, encontrarás la comparación completa en este artículo.

Antes de empezar: elige la licencia adecuada

VoiceGuide AirLink funciona mediante licencias: cada licencia habilita una sesión de tour para un número definido de participantes y una duración predeterminada (por ejemplo, 10 invitados durante 4 horas). Las licencias no son nominativas, así que se pueden usar en equipo o pasar de un profesional a otro.

Algunos criterios prácticos para elegir:

• Cuenta a los participantes con margen: si tu grupo suele ser de 18-20 personas, es mejor una licencia de 25 que una de 15, para no arriesgarte a quedarte sin plazas a última hora.
• Uso ocasional vs. continuado: para un solo tour o una prueba, basta con una licencia individual. Si trabajas con grupos regularmente, los paquetes (Tour Operator, 5 Tours) conviene porque incluyen varias licencias en mejores condiciones.
• Grupos numerosos: para eventos, colegios o grupos muy grandes, existen licencias de hasta 100 participantes.

Si aún no has probado la app, la forma más sencilla de empezar es la prueba gratuita: puedes ver cómo funciona en un tour real antes de comprar.

Equipamiento recomendado

No hace falta nada complicado, pero dos detalles mejoran mucho la calidad del audio:

• Para el guía: un pequeño micrófono (aunque sea económico, de diadema o de solapa) en lugar del micrófono del smartphone, para una voz más clara y estable durante todo el tour.
• Para los invitados: basta con unos auriculares o cascos personales, los que ya usan habitualmente con su propio teléfono.

Cómo iniciar el tour (lado guía)

1. Abre la app y selecciona Guía en la pantalla inicial.
2. Introduce el código de tu licencia (prueba o comprada).
3. En el Panel de Guía verás la licencia activa y el número máximo de invitados permitido. Pulsa Iniciar Nuevo Tour.
4. Obtén el PIN para compartir con el grupo.
5. Pulsa En Directo: el estado pasa a EN DIRECTO y tu voz se transmite en tiempo real.

Un consejo: comunica el PIN al grupo antes incluso de empezar a hablar — en voz alta, en un cartel bien visible, o por WhatsApp/email con antelación si el grupo está organizado (por ejemplo, una clase escolar o un grupo de empresa). Da unos segundos a todos para conectarse antes de empezar la visita.

Cómo se conectan los invitados

Cada invitado, desde su propio smartphone:

1. Entra en su área dedicada e introduce el PIN recibido.
2. Pulsa Unirse al Tour.
3. En la pantalla Tour Invitado pulsa Escuchar para empezar a oír al guía en tiempo real.

No se requiere registro, ni configurar ninguna app: en pocos segundos están conectados.

Durante el tour

Algunas situaciones prácticas que pueden surgir, y cómo gestionarlas:

• Una pausa (fin de una explicación, tiempo libre, almuerzo): pulsa Pausa desde el panel de guía. Los invitados pueden hacer lo mismo individualmente si quieren desconectar un momento.
• Un invitado sin conexión de datos: el guía puede compartir su propia conexión como punto de acceso para ese participante.
• La conexión se cae un instante (guía o invitado): la app se reconecta automáticamente en cuanto vuelve la señal, sin tener que reiniciar nada.
• Un invitado quiere salir antes: pulsa Salir del Tour — solo se desconecta él, el tour continúa con normalidad para el resto.
• Fotos y mensajes durante la visita: la app sigue funcionando en segundo plano, así que guía e invitados pueden usar libremente el teléfono para otras cosas sin interrumpir el audio.

Cómo terminar el tour

Al final de la visita, desde el Panel de Guía desliza Desliza para terminar el tour. Es un gesto de confirmación voluntario (no un simple toque) precisamente porque desconecta de inmediato a todos los invitados conectados — una última protección contra cierres accidentales.

Errores que evitar en tu primer tour

• No probar el PIN con antelación: intenta iniciar un tour y conectarte con un segundo teléfono (o pide a un compañero que lo haga) antes del día real, así sabrás qué esperar.
• Subestimar la batería: tanto el guía como los invitados usarán el teléfono durante todo el tour; empieza con la batería cargada, sobre todo en tours largos.
• No explicar la conexión al grupo: unas palabras de más al inicio ("abrid la app, introducid este PIN, pulsad Escuchar") evitan que alguien se quede atrás o se pierda los primeros minutos.
• Elegir una licencia demasiado justa: mejor tener algo de margen que descubrir a mitad de tour que un invitado más no puede conectarse.

Listo para empezar

Con la licencia adecuada, un micrófono y un PIN, montar un tour con VoiceGuide AirLink lleva solo unos minutos — mucho menos que el tiempo que se necesita para repartir y recoger radioguías tradicionales.