¿Se te olvidaron las radioguías? Cómo salvar el tour en 10 minutos

Sábado por la mañana, 9:40. El grupo ya está en el punto de encuentro, veinticinco personas mirándote a la espera. Y las radioguías no están: el alquiler cerró antes, la maleta se quedó en la oficina, el compañero que tenía que traerlas está atascado en el tráfico. Les pasa también a los guías más organizados.

Esta guía es el plan de emergencia para ese momento: cómo empezar el tour igualmente, en unos diez minutos, con los smartphones que tus participantes ya llevan en el bolsillo. Nada que alquilar, nada que recoger ni devolver.

Lo primero: respira y valora las alternativas

Antes de cambiar de herramienta, merece la pena hacer una comprobación rápida. A veces la solución más sencilla está a mano:

• ¿Un compañero o una agencia cercana tiene un kit de radioguías libre que pueda traerte en pocos minutos?
• ¿El grupo es pequeño (8-10 personas) y el recorrido tranquilo? Con un grupo compacto y pocas paradas ruidosas, a veces basta la voz.
• ¿Hay cobertura? Es la pregunta decisiva: una app de audio en el smartphone necesita una pequeña conexión de datos, tanto para ti como para los participantes. Si el tour es bajo tierra, en catacumbas o en una zona sin cobertura, las radioguías siguen siendo la opción correcta.

Si ninguna de estas vías funciona y el lugar tiene cobertura, pasa al plan de abajo.

El plan en 10 minutos

Minutos 0-2: consigue una licencia

Necesitas un código de licencia para iniciar el tour. Dos caminos:

• ¿Primera vez? Regístrate en la web con tu email: confirmas con un código de 6 cifras y recibes al momento 3 licencias gratuitas de 5, 25 y 35 participantes.
• ¿Quieres el tamaño exacto? Compra una licencia individual para el número de participantes del grupo, desde 3,99 €. El código llega por email en pocos segundos.

Elige el tamaño según el grupo real, con algo de margen: una licencia de 25 admite como máximo 25 participantes conectados.

Minutos 2-4: inicia el tour desde tu teléfono

1. Descarga la app VoiceGuide AirLink desde App Store o Google Play.
2. Abre la app, elige Guía y toca Activar Licencia: introduce el código.
3. En el Panel de Guía, toca Iniciar Nuevo Tour.

La app crea un PIN para tu tour (por ejemplo 20VTLU) y muestra cuántos participantes se han conectado. El tour dura hasta 4 horas desde que activaste el código.

Minutos 4-8: haz entrar al grupo

Es la parte que más tiempo lleva, porque cada participante tiene que descargar la app. Dos trucos la acortan mucho:

• Envía un único mensaje al grupo de WhatsApp del tour (o a los contactos individuales, si los tienes), con el enlace y el PIN. Abajo tienes un texto listo.
• Dilo también en voz alta, una sola vez y con claridad: "Descargad la app VoiceGuide AirLink, elegid Invitado e introducid el PIN 20VTLU". Repite el PIN despacio, letra por letra.

Cada participante abre la app, elige Invitado, introduce el PIN, toca Unirse al Tour y luego Escuchar. Sin registro y sin pagar nada.

Mientras el grupo se conecta, ves subir el contador de participantes en tu teléfono. Es la forma más rápida de saber quién falta.

Minutos 8-10: prueba de sonido y salida

1. Toca Iniciar en Vivo.
2. Habla con normalidad y pide a dos o tres participantes, mejor los más alejados, que levanten la mano si te oyen.
3. Comprueba que el número de participantes conectados coincide con el grupo.

Listo. A partir de aquí el tour funciona como con las radioguías: tú hablas y el grupo escucha con sus propios auriculares. Quien se para a hacer una foto o se queda unos metros atrás te sigue oyendo, porque el audio viaja por internet y no tiene límite de distancia. Y la escucha continúa incluso con la pantalla apagada o cuando el participante abre la cámara.

El mensaje listo para enviar al grupo

Copia, pega y cambia solo el PIN:

¡Hola a todos! Hoy usaremos vuestros smartphones en lugar de las radioguías. 1) Descargad la app gratuita VoiceGuide AirLink (App Store o Google Play). 2) Abridla y elegid "Invitado". 3) Introducid el PIN 20VTLU y tocad "Escuchar". Traed vuestros auriculares, también sirven los Bluetooth. ¡Hasta ahora!

Si sabes de antemano que usarás la app, envía el mensaje el día antes: quien la descarga en casa con wifi solo tendrá que introducir el PIN en el punto de encuentro.

Los pequeños imprevistos y cómo resolverlos

• Un participante no tiene auriculares. Puede escuchar por el altavoz del teléfono, acercándolo al oído a volumen bajo, o comprar unos auriculares baratos en una tienda cercana. Conviene decirlo en el mensaje: "traed vuestros auriculares".
• Un participante no tiene smartphone. Puede quedarse cerca de ti, o compartir la escucha con un compañero de viaje.
• El teléfono de un participante está casi sin batería. Escuchar en directo gasta más o menos la misma batería que una llamada: quien sale casi sin carga se arriesga a quedarse sin audio a mitad del tour. Una batería externa en la mochila del guía nunca está de más.
• Un participante sale de la app por error. Basta con volver a abrirla e introducir de nuevo el PIN.
• Participantes extranjeros. La app está en cinco idiomas (español, inglés, italiano, francés y alemán) y se adapta al idioma del teléfono.
• Participantes mayores o poco habituados a la tecnología. Calcula un par de minutos más y pide ayuda a los más jóvenes del grupo: suelen hacerlo encantados.

La próxima vez: un código de reserva en el bolsillo

La mejor manera de no volver a verte en esta situación es tener siempre un código de reserva. Los códigos de VoiceGuide AirLink no caducan hasta que los activas: puedes comprar uno hoy y guardarlo en las notas del teléfono para el día que lo necesites. Además, las licencias no son nominativas: si trabajas en equipo, cualquier guía puede usar el código de reserva.

Las radioguías siguen siendo una gran herramienta, sobre todo en lugares sin cobertura o para quien las usa a diario. El smartphone no tiene por qué sustituirlas: es el plan B que te salva el día cuando no están.

Si es la primera vez que usas la app, tienes todos los detalles en esta guía paso a paso para tu primer tour. Si prefieres comparar con calma radioguías y app, aquí está la comparativa completa.